当前位置: 首页 > 部门之窗 > 新闻报道

“广州亚运十周年”回顾专访(8):转瞬十年,精彩铭记

来源:南粤古驿道网 发布时间: 2020-05-15 10:53:41 阅读次数:- 字体大小:

  一、体育之城,注定结缘

  儿时我常跟家人去越秀山体育场看广州队踢球,如今每逢赛季路过市中心恒大足球队主场时仍会被“红衫军”潮水般的激情澎湃所感染。广州是一座全民热爱运动且充满活力的城市。体育比赛意味着与家人和朋友的相聚,运动带给这座城市的是积极向上的心态和挥洒汗水的快乐。

  大学时期曾参与体育活动的组织,深知要办好一场大型运动会,需要在人员、物资、流程各方面进行大量的策划和安排,做好方方面面的协调。带着亲身实践中遇到的很多尚待解答的问题,毕业后我选择到英国学习项目管理,而卡塔尔多哈亚运会正是我毕业后参与实战并近距离观摩的首个大型运动会。


1


图为多哈亚组委门前留影。

  2006年10月,我作为广州亚组委选派的实习生代表之一抵达多哈时,第十五届亚运会筹备工作已进入最后冲刺阶段。在组委会总部运动会服务部住宿领域工作了一段时间后,我加入了亚奥理事会大家庭酒店——丽兹卡尔顿酒店场馆运行团队。这里入住的贵宾主要是各国元首,包括皇室成员、政府首脑、官员以及各参赛国奥委会负责人等。


2


图为多哈亚运会亚奥理事会大家庭酒店赛时运行团队。

  作为世界上人均GDP排前列的国家,卡塔尔在举办亚运会上可谓是重金投入。多哈亚组委内部也是一个小小的“联合国”,各部门的负责人和工作人员大多是从世界各地招聘的具有丰富经验的专业办赛人才,很多都参与过悉尼奥运会、都灵冬奥会的筹办。开闭幕式的策划和场馆建设也都是高标准高投入,从全球征集了顶级的策划方案及执行团队。


3


图为开幕后在多哈亚运会主火炬前留影。

  多哈亚运会采取了大型活动最前沿和有效的项目管理模式,其完善细致的整体规划、协调划一的组织调度,确实让刚参加工作不久的我感到既新鲜又佩服。回广州后,我们在借鉴多哈亚运会经验时都不得不承认,在很多方面还是要结合中国国情,无法全盘照搬多哈的模式。作为广州市的实习代表,我们无时无刻不在观察和思考,带着问题边做边学。当时,我们也不知道广州是否能举办一届如此成功的亚运会。

  二、超级项目,千头万绪

  从多哈回来后,我们一刻也不敢停顿,每一位实习生都交出了一份详实的报告,并有机会坐在台上,把自己的体会分享给组委会各个部门和领域负责人。组委会领导更是从头到尾都认真地倾听了我们三个月的所思所想。其实作为刚刚毕业不久的我们,起初加入组委会时,身上还都带着一些青涩和学生气,还很缺乏实际的筹办工作经验。

  带着这一份学成归来的冲劲和初生牛犊不怕虎的勇气,我们加入了组委会刚组建的各个部门,我则成为了办公室综合处的一员。在多哈亚组委时我们就知道有一个重要的部门叫做PCI——Planning, Coordination and Integration(计划协调与整合)。

  如果把组委会看作一个活生生的人,这个部门就相当于组委会的大脑,需要预见性地提前规划好每一步的工作,随时向身体的各个功能区域传递信息,还要统筹各项动作,做到相互配合、相互协调,同时预警可能出现的应急情况并提前做好应对。办公室综合处负责的主要工作就是制订广州亚运会的整体计划和做好对各相关部门的统筹协调。

  广州亚运会设置竞赛项目包括42个大项、53个分项、76个小项,需使用53个比赛场馆,17个独立训练场馆。这些场馆有些要新建而大部分是改扩建,既要结合每个竞赛项目的功能需求,也要配套统一标准的服务流程和规范。同时,组委会还要根据各种不同的风俗习惯,安排好数以万计运动员、技术官员和媒体记者的吃、住、行,组织精彩的文化体验活动,这项浩大的系统工程是组委会在短短四年间要完成的艰巨任务。

  组委会的工作人员都来自各个不同领域,拥有不同的专业背景和关注点,需要把大家的专业知识凝聚在一起,朝同一个目标努力,把各项服务新项目和流程设计好,把各方面的机构和供应商组织好,把工作人员、志愿者们组织培训好,就需要宏大的战略规划、强有力的指挥体系、高效的执行力和过硬的作风,在这个情况下采用现代项目管理这种系统思维方法和我们集中力量办大事的制度优势就显现出来了。

  筹备之初我们就在组委会推行了项目管理统领全局贯穿全过程的运作模式,以组委会办公室综合处作为项目管理办公室,指导协调汇总各部门制定各自的筹备工作进度表,设计了变更管理流程,并实行机构人员设置和筹备工作领域配套的严格制度。同时,推行了各个层级的项目管理知识培训,组委会领导、部门领导、领域负责人从“工作分解”和“倒排工期”学起,计划过程注重科学谋划,执行过程坚决贯彻落实,有效推动了各领域筹备进度如期顺利的就绪,成为日后国内举办同类型运动会的最佳实践。

  从多哈回来的每一个实习生都成为早期规划阶段的骨干力量,和从市委市政府和各专业部门抽调的精锐干部一起,每人都承担起一个筹备领域的规划工作,组建核心策划团队。四年下来,在组委会领导的直接指挥下,在各领域专家的悉心指导下,我们和各个部门的同事一道,共同完成了这些工作:

  一是划分了运动会筹备及赛时期间的七个重要阶段,包括机构设立与战略计划、计划编制与场馆设计、计划实施与场馆建设、场馆运行与测试赛、全面就绪、赛时运行、赛后总结;

  二是根据《主办城市合同》和对标往届奥运会、亚运会等办赛规律梳理了筹备阶段的重点里程碑;

  三是制定了涵盖了广州亚运会筹备全过程的《总体工作计划》,明确了亚运会筹备阶段的重要任务和时间节点;

  四是制定了亚运会76个领域的《运行计划纲要》,细化了300个子领域的1660个重大工作成果,明确了需要交付这些成果任务所需要具备的人员、资金、物资;

  五是制定了各个专项工作领域的政策流程与服务标准;

  六是推动组委会从以各专项部门为主体的筹备模式转为以场馆为主体的运行体系,并推动各场馆根据统一标准制定通用政策与程序;

  七是构建了赛时运行指挥体系和协调各场馆制订了赛时运行计划;

  八是完成了赛后总结工作并撰写了官方赛后报告。

  为了梳理筹备亚运会期间千头万绪的工作,组委会各个部门各个处室和筹办领域的专家和同事们都没少熬夜,计划的过程反复经历了从上至下,又从下至上的好多轮修订,仅仅是制订广州亚运会的《总体工作计划》就前后修改了几十个版本,并最终得到了国家体育总局和亚奥理事会的肯定。

  这本被我们称为“天书”的蓝色册子,以及办公室综合处制作的广州亚运会重要里程碑图、组委会筹备阶段、场馆化阶段和赛时阶段的各个示意图,被分发到各个部门,张贴在每一个办公室的墙壁上,成为组委会全体同仁为之奋斗的作战路线图。

  而作为这份路线图的推动者和亲历者,我们深知这背后凝聚了组委会全体同事的辛勤耕耘,特别是倾注了组委会领导包括广东省副省长许瑞生(时任广州市副市长)、时任市政府副秘书长古石阳,组委会办公室和各个部门负责人、办公室综合处田文处长和我们全体工作人员的心血,所有这些都是朝着一个坚定的目标和信念,那就是举办一届成功的亚运会。


4


图为办公室综合处团队部分成员在2009年11月团长大会留影。

  如同描绘创作一幅宏大画卷,从草图到初具轮廓,从局部到整体,从前景到后景,从形态到神韵,以终为始,以始为终,不断推演,不断完善。组委会的每一位工作人员每时每刻都在畅想着2010年11月12日广州亚运会开幕的那天将上演的激动人心的场景。

  三、欢乐盛会,梦想成真

  随着倒计时一周年召开的团长大会,到各个场馆的落成和团队进驻、测试赛和各项调试工作的启动,志愿者的培训到位,运动员村、媒体村和技术官员村相继开村,各个代表团运动员、技术官员和媒体记者陆续达到,我们争分夺秒、亲自跨越了当初自己规划设定的一个个重要里程碑,开幕的那一个激动人心的时刻终于不断逼近了,我们也开始通宵彻夜的加班,有的领导和同事甚至把午睡的行军床放在办公桌旁,开启了24小时的无休止工作。


5


办公室那块小白板记录了我们的工作点滴和心路历程。

  在全国、全省和全市人民和各友好团体的共同努力和支持下,我们最终履行了当初对全亚洲人民的承诺,成功顺利完成了第十六届亚运会的各项筹备工作。当我们坐在海心沙岛开幕式场地的坐席上,听到温家宝总理宣布“第十六届亚洲运动会开幕”的时候,我们已激动得热泪盈眶、无法言语。

  赛时总共48个竞赛场馆团队,16个独立训练场馆团队,7个非竞赛场馆团队,16个专项工作团队接待了来自45个亚洲国家和地区的9704名运动员、4983名随队官员,以及 4191名技术官员,来自888家媒体的9939名记者、7000多名国内外重要贵宾参会,成为亚运会历史上比赛项目最多、参与人数最多的一次欢乐盛会。相隔12天开幕的亚残运会同样取得了圆满成功。

  综合处同时作为亚运会、亚残运会观察员项目的组织者,为来自韩国仁川亚组委、哈萨克斯坦阿拉木图亚冬委、韩国忠州赛艇世界杯组委会、墨西哥瓜达拉哈拉泛美运动会组委会的30多名组委会工作人员,组织了涵盖组委会总体规划、运行指挥体系、城市运行、志愿者、外联、交通、住宿、餐饮、票务、开幕式、场馆和运行信息技术和通信等16个重点筹办领域的主题讲座,并且带领他们观摩了开幕式、赛会运行、主媒体中心、国际广播中心、运动员村等场馆的组织运行。


7


图为观察员参观运动员村合影。

  面对这些即将举办同类运动会的同行们,我们俨然已经蜕变成一个个行家里手,对亚运会的各项筹备和运行工作侃侃而谈。看到每一位运动员都拼尽全力力争发挥自己最好水平,每位观众都全身心地享受这场盛会,这些当初还是在图纸和方案上的一个个场馆、一项项服务成为现实,我们心中充满自豪,并感受到组委会全体工作人员的坚持不懈和所有努力都是值得的。


6


图为观察员参观国际广播中心。

  四、天涯比邻,永远向前

  从多哈到广州,又从广州到仁川,我们全力以赴把手中的这一棒顺利跑下来,又圆满地传递到下一届组委会的手中。组委会的工作虽节奏紧张但充满活力,组委会领导、各部门负责人、各领域前辈们的悉心教导、充分信任,团队之间经互相激励、互相学习的融洽氛围,使得我们获得了充分的锻炼,也把这段经历逐渐内化为自身人生的经验和沉淀。


8


图为组委会领导赛后与综合处全体工作人员合照留念。

  记得处长经常跟我们说,在工作上不分年龄大小、长幼尊卑,要以能者为师。在他们的亲自带领下,组委会大批的年轻人都在赛时各领域各场馆承担了独当一面的重要职责,并且彼此之间也成为了共同前进的亲密战友。个人的能力是极其有限的,当所有人的努力汇聚在一起,集体力量则可以成就一番大事业。

  举办亚运会的过程之中,广州城市管理和各个行业的服务水平也在不断对标国际标准的过程中而得到大幅提升,很多创新的举措都在这个筹备过程中得到了实现,突破了很多条条框框和看似不可逾越的困难,成为亚运会传承下来的宝贵遗产。

  如为接待国外马匹来穗参加亚运会,广州亚组委和香港赛马会合作,按照国际标准和管理规范建成了从化马术场,并首次在中国大陆境内建成马属类动物无疫病区,受到了国际动物卫生组织等相关国际组织的认可,时至今日也成为粤港澳大湾区建设的一个范例。


1


图为马术项目测试赛前马匹抵达从化马术场。(奚澎摄)

  本文着笔时已距离2010亚运会的开幕过去将近10年了,事忘得差不多了,记住的都是人。亚运会的这段经历,在我们每一个曾经参与过亚运会的人心目当中都留下了很多的感动时刻。

  或许你是在运送嘉宾去参加开幕式后,留在停车场里等候没有亲眼见证现场精彩纷呈表演的那位大学生志愿者,或许你是在珠江两岸坚守岗位,确保花灯游船巡游顺利通行的那位普通民警,或许你是为了拍摄赛事实况早早候场准备机位的那位摄像大哥,或许你是身临其境观看过一场高水平比赛的广州市民——每个人心目中都有属于自己的那一届广州亚运会。

  或许你身边出现了便利出行的无障碍通道,或许你周末常常在二沙岛的美丽公园里与朋友家人相聚,或许你乘坐地铁四号线时曾经过一个地铁站叫“海傍”,或许你不知道这些设施的到来都是因为它——广州亚运会,带给广州市民的影响无处不在。


9



10


图为2020年4月的海心沙和二沙岛。

  “1(广州是亚洲的和平、和解与合作的一个踏脚石)”这是参加观察员项目、来自2014韩国仁川亚组委的朴炳贵先生在参加亚运会后的留言。在亚运会的筹办过程中,我们和来自各个亚洲国家的小伙伴们结下了深厚的友谊,却发现我们反而对身边这些邻近国家和地区的了解程度还不如对欧美国家的认知。距离的越近的人们往往越需要通过面对面、心与心的交流,去建立相互之间的理解与共识。


  “Ever Onward(永远向前)”——亚洲奥林匹克理事会的官方格言和亚运精神将继续传承下去,而亚运会带给我和这座城市的记忆将继续铭记。具有两千年对外交往历史的广州,和在“一带一路”上占有重要节点位置的广东省,在中国开放的大门进一步敞开的过程中,在拥抱世界百年未有之机遇的当下,更是拥有无限的潜力,并将肩负起更重要的使命。

  作者简介:陆斯雁 曾担任广州亚组委计划协调与整合领域项目管理负责人,亚运会赛时担任观察员项目负责人,目前从事创新创业与青年交流工作。


扫一扫在手机打开当前页